„Unsere emotionale Visitenkarte“, wie Michael
Wirth, Projektleiter OPUS, es nicht ohne Stolz
beschreibt.
„Das alte Warenwirtschaftssystem war aus der
Wartung gelaufen und hat unsere Anforderun-gen
nicht mehr erfüllt. Da wir schon sehr viele
eigene Anpassungen der Software gemacht
haben, wäre ein sehr großes Update notwen-dig
gewesen“, begründet Michael Wirth den
Systemwechsel. Damit war 2012 das Projekt
OPUS ins Leben gerufen, das für Optimierung
der Prozesse und Systeme steht.
Welle für Welle
„Wir wollten alles aus einer Hand, ein System,
das alle unsere Bereiche – von der Gemein-schaftsverpflegung
über die Hotellerie und das
Bankett- und Cateringgeschäft bis hin zum
Weinkeller – abbildet und bedienen kann“,
nennt der Projektleiter OPUS den Hauptgrund
dafür, dass Kost das Rennen machte. Zusätz-lich
mussten auch noch die hohen IT-Sicher-heitsanforderungen
von BASF berücksichtigt
werden. Michael Wirth räumt ein, dass man
sich von vornherein darüber bewusst war,
„dass niemand eine 100%ige Lösung bie-ten
konnte, aber Kost hatte im Vergleich zu
den anderen Anbietern einen sehr hohen
Deckungsgrad und auch in unserer Kennzah-len-
Bewertung überzeugt.“ Die Entscheidung
für diese Lösung wurde bei BASF gemein-schaftlich
mit allen relevanten Abteilungen
getroffen.
Zum Jahresende 2014 startete Kost mit den
ersten Workshops zur Einführung des Waren-wirtschaftssystems
bei BASF, in die alle betrof-fenen
„Wir wollten weg vom Papier und die
papierintensiven Prozesse, wie das
Bestellwesen, auf ein elektronisches
System umstellen und durch auto-
matisierte Workflows vereinfachen.“
Michael Wirth, Projektleiter OPUS, BASF
Mitarbeiter aus den Fachabteilungen
von Anfang an involviert waren. „Wie gehen
wir diesen riesigen Berg an?“ war eine der
ersten Fragen, die sich Michael Wirth zu Pro-jektbeginn
stellte. Gemeinsam mit Kost-Ge-schäftsführer
Michael Cikerle, der sich feder-führend
einbrachte, wurde dann die „Idee der
Wellen“ entwickelt. Um die Organisation nicht
zu belasten, sollte das Projekt in einzelnen Im-plementierungswellen
umgesetzt werden. Be-gonnen
wurde mit dem Weinkeller, wo bereits
ein halbes Jahr später die Kost Business-Soft-ware
live gegangen ist. Danach folgten schritt-weise
die Bereiche Gemeinschaftsverpflegung
und Abendgastronomie über die Hotellerie bis
hin zur Einführung des Kost Catering-Systems
im Bankettbereich im Mai 2016.
Automatischer Überblick
Heute läuft die komplette Warenwirtschaft
von BASF mit Kost. Auf die Zusammenstellung
der Menüpläne inklusive Allergenauszeich-nung
folgt die Bestellung der Waren für die
rund 10.000 Portionen, die täglich bereit-gestellt
werden. Der Wareneingang wird im
Gutschriftverfahren gebucht und mit den Lie-feranten
gegenverrechnet – eine besondere
Funktionalität der Business Software. Auch die
Informationen zu den Verkaufsartikeln werden
in das System eingepflegt und an 50 verschie-dene
Kassen verteilt. Im Gegenzug gehen die
Kassenumsätze wieder in das System zurück,
werden dort konsolidiert und dann an die re-levanten
SAP-Schnittstellen weitergeleitet.
In der gehobenen Gastronomie, im Bankett-geschäft
und bei Tagungen setzt BASF auf das
Cateringmodul des Softwarespezialisten. Auch
das gesamte Weinkeller-Management – sprich
Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf – wird über
das Unternehmen abgewickelt. „Natürlich
kommt es noch hier und da zu kleinen Anpas-sungen
der Software, was aber oft auch mit
neuen Vorschriften, wie der LMIV zu tun hat“,
erklärt Michael Wirth.
Schlanke Prozesse
„Wir wollten weg vom Papier und die papier-intensiven
Prozesse, wie das Bestellwesen, auf
ein elektronisches System umstellen und durch
automatisierte Workflows vereinfachen“, erin-nert
sich der Projektleiter. Dank
der Kost Business-Software
profitiert BASF jetzt von einer
Harmonisierung und Standar-disierung
der warenwirtschaft-lichen
Prozesse sowie von
mehr Transparenz beim Beleg-fluss
und der Verbuchung im
angebundenen SAP-System.
Im Zuge des Projekts wurden
auch neue Schnittstellen entwickelt, die den
kompletten Automatisierungsprozess erst er-möglicht
haben. So werden z. B. eine enorme
Anzahl von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern
und Kostenträgern täglich aus SAP importiert.
Auch der Entgeltabzug, der die Bezahlung be-schleunigt,
ist bei den Mitarbeitern sehr be-liebt.
Er ermöglicht ihnen, im Betriebscasino
mit dem Werksausweis zu bezahlen, wobei der
Verpflegungsabzug mit dem nächsten Gehalt
verrechnet wird.
Der Ludwigshafener Chemiekonzern hat jetzt
eine zentrale Datenbasis für alle warenwirt-schaftlichen
Prozesse, in der alles zusammen-läuft.
Das ist die Grundvoraussetzung, um
betriebsübergreifend arbeiten zu können. „So
können wir die Prozesse schlank halten. Alles
ist integriert – das ist ein Riesenvorteil“, be-richtet
Michael Wirth.
Die klassische GV wird nun zusammen mit den
anderen gastronomischen Geschäftsbereichen
bei BASF, Hotellerie, Bankett- und Catering-
geschäft, in einem System verwaltet.
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GV 6-7/2017
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