Kassensysteme: Digitale Abrechnung

24_Stunden_Gastlichkeit_05_2016

kassensysteme Digitale Abrechnung Kasse, erstellt worden sind, müssen für zehn Jah-re jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar aufbewahrt wer-den (lt. § 147, Abs. 2 der Abgabenverordnung). Registrierkassen und Waagensysteme sowie zu-gehörige Datenverarbeitungssysteme müssen den GoBD- und den GDPdU-Grundsätzen ent-sprechen. Diese Daten sind unveränderbar und komplett aufzubewahren. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist ebenso unzulässig wie das ausschließliche Vorhalten der Daten in gedruckter Form („Z-Streifen“ oder „Journal-Streifen“). Auch Journal-, Auswertungs- (Berichte) und Program-mierdaten sowie Stamm-datenänderungen sind steuerlich relevante Daten. Zudem sind die Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsun-terlagen sowie Bedienungs- und Pro-grammieranleitungen. Sind die Daten nicht alle im Gerät speicherbar, ist eine Datenspeicherung auf einem externen Datenträger Pflicht. Dies betrifft vor allem bei Registrierkassen die Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten-Änderungsdaten. Cash oder Karte Soweit unbare Geschäftsvorfälle, z. B. EC-Cash, erfasst werden, muss auf-grund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich barer und unbarer Zah-lungsvorgänge und deren zutref-fende Verbuchung im Buchfüh-rungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein. Für Betriebe deren elektronische Registrierkassen oder Waagen mit Registrierkassenfunktion diese Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen, gilt eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2016. Technisch mögli-che Speichererweiterungen oder mögliche Software-Anpassungen müs-sen in jedem Fall vorgenommen werden, denn diese Frist wird nicht verlängert. Aber Achtung: Die Übergangsregelung gilt nicht für Betriebe, deren Systeme mit einem Speichermedium oder einer entsprechenden Software nachgerüstet werden können. Die Nachrüstung muss bereits seit dem 26.11.2010 umgesetzt sein. Betriebe, die nach diesem Datum ein neues Kassen- und Waagensystem entsprechend der Kassenrichtlinie 2010 angeschafft haben und es nicht entspre-chend den Forderungen nach Manipulations-schutz nachrüsten können, genießen bis zum 31.12.2022 Bestandsschutz. Wer prüft? Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung erfolgt meist durch Wirtschaftsprüfer beim Gas- Mit dem 1. Januar 2017 endet die Frist zur Umstellung aller Kassensysteme. Ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch Kassen- und Waagensysteme eingesetzt werden, die jeden Buchungsvorgang im Einzelnen aufzeichnen und unveränderbar komplett abspeichern. Unter dem Titel „Grundsätze zur ordnungs-mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ verschärfte das Bundesfinanzministerium (BMF) mit dem Schreiben vom 14.11.2014 die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeich-nung von Bargeschäften mittels Registrierkassen sowie die Regelungen zur Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die GoBD gelten seit dem 1.1.2015 und lösten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“, das „FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwal-tung“ sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab. Richtig aufbewahren Für Gastronomen heißt das: Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes, also einer Vectron POS Touch PCT 15 44 24 Stunden Gastlichkeit 5/2016 Fotos: Orderbird, Vectron Systems


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