für Obst und Gemüse oder der regionale Bäcker, nicht auf das System
aufgeschaltet werden können oder dies nur mit immensem händischen
Aufwand und Datenpflege möglich ist.
Wie bringen GV-Verantwortliche den Einkauf – als Schlüsselrolle
für Wirtschaftlichkeit in ihren Betrieben – also mit den vorhandenen
Rahmenbedingungen in Einklang?
Zentraler Einkauf mit Plus
Die Servicegesellschaft der St. Augustinus Gruppe in Neuss,
die sieben Seniorenheime und fünf Krankenhäuser betreibt, hat
sich vor zwei Jahren dazu entschieden, den Einkauf ihrer Häuser
zu zentralisieren, um diesen Prozess insgesamt zu vereinfachen und
dabei besser zu strukturieren. Die Wahl des Trägers ist dabei auf
das Einkaufsmanagement von S&F gefallen. Funktionen, wie das
automatische Anzeigen von Allergenen, Zusatzstoffen usw., sind
heute selbstverständlich. Die verschiedenen Softwareprogramme im
Einkauf unterscheiden sich größtenteils nur noch in Details und in der
Benutzeroberfläche – so die Erfahrung von Marko Anderson,
Abteilungsleitung Speisenversorgung & Gastronomie der St. Augus-tinus
Gruppe. Bei der Entscheidungsfindung seien vielmehr Schnitt-stellen
zu der bereits bestehenden Krankenhaussoftware in den
eigenen Häusern relevant gewesen. Wichtige Kriterien bei der
Auswahl waren ebenso die nachgelagerten Einkaufsprozesse, z. B.
Marktanalysen,
Lieferantensuche oder Preisvergleiche, die – wie
Marko Anderson einräumt – die St. Augustinus Gruppe nur mit
hohem Aufwand leisten könnte.
„Wir brauchten einen Partner, bei dem wir nicht eine wei-tere
Nummer sind – diesen haben wir in der S&F-Gruppe ge-funden“,
freut sich Marko Anderson. „Die direkte Kommunikation
mit den Lieferanten bleibt in unserer Hand; S&F unterstützt uns
im Hintergrund mit verschiedenen Dienstleistungen. Dadurch sind
wir sicher, dass unser Einkauf immer marktorientiert ist“, erklärt der
Abteilungsleiter Speisenversorgung & Gastronomie. Zudem ist
er überzeugt, dass die Schulungen von S&F geholfen haben, die Mitar-beiter
von Anfang an mitzunehmen und Ängste abzubauen.
Auf Betrieb zugeschnitten
Das Beispiel der St. Augustinus Gruppe in Neuss (s. Kasten l.) zeigt:
Bei einer Einkaufsgemeinschaft kommt es längst nicht nur auf eine
positive Preisentwicklung an; die dahinterstehenden Dienstleistungen
und das begleitende Einkaufsmanagement sind dabei der eigentliche
Trumpf, der ausgespielt wird.
Vor der Einführung der neuen Software und einer eventuellen
Umstellung der Lieferanten ist es daher sinnvoll, zuerst das Kernsor-timent
unter Berücksichtigung der individuellen Einkaufsphilosophie
zu analysieren und auszuwerten.
Auch ein Kriterienkatalog für bestehende und zukünftige Liefe-ranten
ist häufig empfehlenswert. Auf Basis der Ergebnisse werden
dann die potenziell geeigneten Lieferanten über die folgende Aus-schreibung
benachrichtigt. „Bei der Auswertung der Angebote kommt
es vor allem darauf an, nur identische Produkte zu vergleichen und zu
bewerten“, erklärt Florian Lorenz.
Die Wahl der Software leitet sich aus den betriebsspezifischen
EINKAUF PRAXIS 35
ZUSAMMENGEFASST
WORAUF BEI DER WAHL DES
EINKAUFSDIENSTLEISTERS ZU ACHTEN IST:
1. Kundenindividuelle Abbildung der Einkaufsphilosophie
2. Berücksichtigung der Folgekosten, z. B. Rechnungsbearbeitung
3. Integration der Liefermodalitäten in den eigenen Betriebsablauf
4. Berücksichtigung regionaler Lieferanten, kein Lieferantenzwang
5. Hohe Benutzerfreundlichkeit (v. a. bei fehlenden EDV-Kenntnissen)
6. Transparenz der Vergütung – bester Lieferant für den Kunden?
7. Einwandfreie Datenübernahme und -bereitstellung
8. Individuelle Vereinbarung der Lieferbedingungen (z. B. Zahlungsziel, Logistik)
9. Artikelspezifikation muss der tatsächlich geforderten Qualität entsprechen
10. Begleitendes externes Controlling (Abgleich mit allgemeiner
Marktentwicklung, z. B. Statistisches Bundesamt)
Anforderungen ab. Die S&F-Gruppe arbeitet in diesem Zuge mit den
drei EDV-Partnern D.H. Coptec, Jb-x Solutions und Necta Deutsch-land
zusammen, mit denen sie ein eigenes internetbasiertes Einkaufs-
und Warenwirtschaftssystem im Markt vertreibt. Es enthält unter
anderem die Möglichkeit von Preisvergleichen oder eine halbautoma-tische
Inventur. Da das System vom Menschen bedient wird, sind eine
umfassende Einarbeitung und der anschließende Support wichtig und
sollten daher stets Teil einer Einkaufsdienstleistung sein.
DIE OPTIMALE LÖSUNG FÜR
IHRE SPEISENVERTEILUNG
Socamel Deutschland GmbH - Wittestraße 30 K - 13509 Berlin
Tel.: +49 30 43 57 25 24 - info@socamel.de
www.socamel-speisenverteilsysteme.de