Foto: St. Augustinus Gruppe
PRAXIS EINKAUF
Perfektes Product-Placement
Das richtige Produkt zum akzeptablen Preis zur richtigen
Zeit am richtigen Ort zu haben – das ist die Kernaufgabe
eines guten Einkaufsmanagements. Allerdings bringt das
viel zeitlichen und fachlichen Aufwand mit sich. Da die Verant-wortlichen
in den Küchen häufig mit wesentlichen Aufgaben wie
Kochen oder dem Personalmanagement zu tun haben und dadurch
stark ausgelastet sind, bleibt eine konsequente Nutzung von Wa-renwirtschaft
und Einkaufsmanagement häufig auf der Strecke.
Diese Beobachtung machen die Berater der S&F-Gruppe immer
wieder im Praxiseinsatz: „Ein Großteil der Betriebe kauft schon
jahrelang bei denselben Lieferanten ein. Preisvergleiche und die
Beobachtung der Marktentwicklungen finden wenig bis gar nicht
statt. Dazu kommt, dass Produkte und/oder Sortimente nicht de-finiert
sind“, stellt Florian Lorenz, Einkaufsmanager bei der S&F-Gruppe,
in der Praxis häufig fest. Das führe zum sogenannten
Maverick-Buying (wildes Einkaufen).
Die Folge: Eine Bewertung des Einkaufs mit belastbaren Kenn-zahlen,
um Einspar- und Prozesspotenziale zu identifizieren, ist nur
mit sehr großem Aufwand möglich.
Wahllose Auswahl
Das wilde Einkaufen verleitet den einen oder anderen Küchenverantwortlichen
dazu, z. B. vier verschiedene Produkte eines
Typs zu kaufen – wie von S&F erlebt. So etwas passiert, wenn
alte Prozesse übernommen, Lieferanten nicht hinterfragt und
Artikel nicht definiert werden. So geht bares Geld verloren.
Zusätzlich wird nur sehr selten ein Tool verwendet, um den Einkauf
zu strukturieren. „Meist finden wir in den GV-Betrieben, wenn
überhaupt, nur das Online-Bestellportal des jeweiligen Hauptlieferanten“,
berichtet er.
Das bedeutet aber wiederum, dass weitere Lieferanten, z. B.
BEST PRACTICE
Ser vicegesellschaft der
St. Augustinus Gruppe, Neuss
Ausgangssituation: Dezentraler Einkauf der einzelnen Küchen
Ziele, die durch die Einkaufsgemeinschaft erreicht werden
sollen:
Der Einkauf von sieben Seniorenheimen (ca. 750
Bewohner in stationärer und ambulanter Pflege) und fünf
Krankenhausstandorten (über 650.000 BKT pro Jahr zzgl.
Essen für Mitarbeiter, Besucher und Events) soll zentralisiert
werden.
Dennoch sollen die benötigte Flexibilität und Individualität der
einzelnen Küchen so wenig wie möglich eingeschränkt werden.
Parallel soll der Einkaufsprozess für die Zentrale sowie die
Küchen bei gleichzeitig verbessertem Controlling vereinfacht
werden.
Voraussetzungen für die Wahl der Einkaufsgemeinschaft:
Das Preisgefüge soll verbessert werden.
Frei wählbare Lieferantenstruktur, Einbeziehung auch kleiner
örtlicher Lieferanten
Bereitstellung eines umfassenden EDV-Einkaufs- und
Warenwirtschaftssystems inkl. Rezeptverwaltung und
Speiseplanung
Nachgelagerte Einkaufsdienstleistungen, z. B. in
Form von Marktberichten, einem begleitenden
Ausschreibungsmanagement und Mitarbeiterschulungen
(Letzteres, um durch die Umstellung die Unsicherheit bei den
Mitarbeitern zu nehmen)
Im Alltag kommt dem
Einkaufsmanagement
und der Warenwirtschaft
eine strategische
Schlüsselrolle
zu. Um
diesen Zeitaufwand zu
minimieren, setzt die
St. Augustinus Gruppe
Neuss auf eine
Einkaufsgemeinschaft
mit Mehrwert.
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GVMANAGER 11/19