Foto: S&F-Gruppe
UNSER EXPERTE
Uwe Thiele:arbeitet als Berater für Verpflegungs-management
für die S&F-Gruppe. Allein in den letzten
zwölf Monaten hat er 20 Ausschreibungen zum Thema
Verpflegung begleitet. Die ersten Erfahrungen mit Aus-schreibungen
von Lebensmitteln und Küchentechnik
sammelte er als Küchenleiter bei der Bundeswehr und
später im öffentlichen Dienst an einem Bildungszentrum.
Intensiv beschäftigt er sich mit Vergabeverfahren von Ver-pflegungsdienstleistungen
im privatrechtlichen Bereich seit 2015. Dank des breiten
Know-hows der S&F-Gruppe erhalten die Mandanten
fachliche Unterstützung weit über die reine Ausschrei-bungsbegleitung
Zeit vor dem eigentlichen Vergabeverfahren
kann daher viele Probleme bereits im Vorfeld
lösen.
Ausschlaggebend für eine ge-wisse
Herstelleraffinität sind
Vergaberecht freier Wettbewerb Transparenz
Wertungskriterien Markterkundung
oft auch gute Erfahrungen mit
dem Service. Wie kann man das
in Ausschreibungen einfließen
lassen?
Bei positiven Erfahrungen mit einem Hersteller
entsteht schnell der Wunsch, diesen bei der
nächsten Beschaffung wieder zu nehmen. In
einem freien Wettbewerb sollte man jedoch
immer davon ausgehen, dass verschiedene
Hersteller diese gute Leistung in mindestens
gleichwertiger Form erbringen können.
Allerdings kann eine Herstelleraffinität auch
effektiv für eine Ausschreibung genutzt wer-den,
indem genau diejenigen positiven Fak-toren
herausgearbeitet werden, die begeistert
haben. Diese Faktoren sollten ohne wettbe-werbsbeschränkende
Absicht möglichst er-schöpfend
und verständlich formuliert werden
und in die Ausschreibung mit einfließen.
Im Rahmen der Markterkundung vor der eigent-lichen
Ausschreibung ist es zudem legitim und
im Vergaberecht speziell vorgesehen, sich Infor-mationen
von Herstellern und Unternehmen zu
beschaffen. Das kann eine fachlich korrekte und
erschöpfende Beschreibung erleichtern. Beson-ders
aller Art im öffentlichen sowie
hinaus.
Technikhersteller sind darauf gut vorbe-reitet
und können detaillierte Beschreibungen
bis hin zu ganzen Leistungsverzeichnissen ihrer
Produkte zur Verfügung stellen.
Was sind die Stolpersteine bei der Ausschrei-bung
einer Verpflegungsleistung?
Bei Verpflegungsleistungen im Care- oder
betriebsgastronomischen Bereich ist der Ge-schmack
von Speisen äußerst wichtig. Das Pro-blem:
Geschmack lässt sich nur unzureichend
beschreiben. Folglich sollte der Fokus besser
auf der zu erbringenden Leistung liegen. Die-se
kann im Vorfeld durch die Festlegung der
Wertungskriterien und der Bewertungsmatrix
genau definiert werden. Damit legt man den
Rahmen fest, innerhalb welchem sich der An-bieter
frei bewegen kann.
Wie kann man die Bewertung verschiedener
Speisenanbieter standardisieren, um sie besser
zu vergleichen?
Häufig wird eine Bewertung nach Ermessens-kriterien
mit einer Punkterange praktiziert.
Dies hat zur Folge, dass ein Bieter und inte-ressanterweise
auch der Auftraggeber selbst
Management
nicht immer transparent nachvollziehen kann,
wann welche Punkte vergeben werden. Da-durch
wird die Vergabe zu einem gewissen An-teil
durch eine Bauchentscheidung gefällt und
nicht durch wertbare Kriterien.
Besser auswerten lassen sich Angebote, wenn
darin die Erfüllung der geforderten Kriterien
möglichst eindeutig mit ja oder nein bewertet
werden kann.
Auch sollten nur die wichtigsten Kriterien als
Pflichtkriterien formuliert werden. Das er-möglicht
einen hohen Wettbewerb und lässt
Innovationen in einem trotzdem wertbaren
Umfeld zu.
Als potenzielle Bieter bekommen GV-Betriebe
auch Ausschreibungen für Schulverpflegung
auf den Tisch. Gesucht wird meist die „eier-legende
Wollmilchsau zum Spottpreis“. Was
empfehlen Sie hier aus Bietersicht?
Das Hauptproblem ist, dass die Vergabestel-len,
welche die Ausschreibungen erarbeiten
nicht nur für die Verpflegung zuständig sind,
sondern für alle Bereiche der
öffentlichen Verwaltung Aus-schreibungen
erstellen. So kann
die Ausschreibung für Schul-verpflegung
über den gleichen
Schreibtisch wandern, wie eine Ausschreibung
von Feuerwehrautos.
Mitarbeiter, die noch keine Erfahrungen mit
der Vergabe von z. B. Schul- und Kitaver-
pflegung haben, arbeiten gerne mit Vorlagen
aus verschiedenen Quellen und binden ver-meintlich
passende Anforderungen in guter
Absicht in die Ausschreibung ein. Für einen
GRUNDZIEL VERGABERECHT
Dass das Vergaberecht:auf eine möglichst günstige Beschaffung abzielt, ist ein verbrei-tetes
Missverständnis bei Bietern und auch bei einigen Auftraggebern. Das trifft es jedoch
nicht genau. Grundziel des Vergaberechts sowie der deutschen Umsetzung ist es, die
erhebliche Kaufkraft von Trägern öffentlicher Gewalt und privater Unternehmen auf einen
fairen und diskriminierungsfreien Wettbewerb zu verwenden. Erst in Verbindung mit der
Verpflichtung, sparsam mit öffentlichen Mitteln umzugehen bzw. dem Wunsch der Privat-wirtschaft
nach Kostenoptimierung entsteht das eigentliche „wirtschaftlichste Angebot“
jeder Ausschreibung. Dies verhindert zudem, dass Korruption und Vetternwirtschaft den
freien europäischen Wettbewerb behindern.
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