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Curtis Macnewton on Unsplash

7 Vorteile digitaler Personaleinsatzplanung

Datum: 04.02.19Quelle: shyftplan | Curtis Macnewton on Unsplash | Ort: Berlin

Das Erarbeiten und Verwalten von Schichtplänen bedeutet für die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen meist einen enormen Verwaltungsaufwand und ein langwieriges Prozedere.

Großer, analoger Aufwand

Bei der Planung muss eine Vielzahl von betriebsinternen Vereinbarungen, gesetzlichen Vorschriften und Wünschen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Ein unerwarteter Personalausfall kann eine komplette Umstrukturierung des Schichtplans erforderlich machen. Wird die Personaleinsatzplanung dann via Excel oder noch auf Papier erledigt, kann dies leicht für zusätzliches Problem- und Frustpotenzial sorgen: Umständliche und fehleranfällige Listen, Zettelwirtschaft und zeitintensive Kommunikation via E-Mail oder Telefon machen die Schichtplanung zu einer undankbaren Aufgabe. Dabei ist die Digitalisierung längst auch im Bereich der Personaleinsatzplanung angekommen: Eine digitale Schichtplanung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmer, Personaler, Schichtplaner und nicht zuletzt auch für die involvierten Mitarbeiter.

1. Mehr Effizienz

Der erste Vorteil der digitalen Personaleinsatzplanung liegt auf der Hand: Sie spart Zeit. An die Stelle einer aufwändigen manuellen Dienstplanung mit Zettelbergen und Excel-Listen, die vor allem ab einer gewissen Größenordnung unübersichtlich und schwer händelbar sind, tritt eine spezialisierte Software-Lösung, wie die cloudbasierte Software shyftplan. Das Tool ist dabei intuitiv bedienbar und unterstützt den Anwender bei der schnellen Erstellung eines funktionierenden Schichtplans. Eine digitale Lösung bietet auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter mit einzubinden und so die Kommunikation zu vereinfachen: Anstatt bei einem Ausfall oder Änderungswunsch aufwändig herumzutelefonieren, um nach Ersatz zu suchen, kann der zuständige Schichtplaner über eine App Schichten freigeben, auf die sich die Mitarbeiter dann selbstständig bewerben können.

2. Besserer Überblick

In einer selbst angefertigten Excel-Tabelle oder einem Plan in Papierform kann man bei der Erstellung eines Dienstplans leicht die Übersicht verlieren, da man in verschiedenen Spalten suchen und Daten vergleichen muss. Digitale Lösungen sind dagegen darauf ausgelegt, dem Planer auf einen Blick darzustellen, ob alle Schichten ausreichend besetzt sind und welche Mitarbeiter verfügbar sind. Online werden die Stunden der Mitarbeiter gezählt und mögliche Konflikte angezeigt. Jede Änderung ist sofort in Echtzeit sichtbar. Ein digitales Tool sorgt nicht nur auf Seiten des Schichtplaners für mehr Überblick, sondern auch bei den Mitarbeitern: Sie können sich jederzeit online oder auch mobil via App über ihre Arbeitszeiten informieren.

3. Weniger Fehler

Eine Schichtplanung ist ein komplexer Prozess, der zahlreiche Faktoren berücksichtigen und sich stetig flexibel an veränderte Umstände anpassen muss – ein fehleranfälliges Prozedere, vor allem, wenn es händisch geführt wird. Planungsfehler und Kollisionen lassen sich dann nur mühsam identifizieren und beheben. Eine manuelle Datenübertragung in ein anderes Format, wie beispielsweise der händische Eintrag eines telefonisch vereinbarten Einsatzes in einen Schichtplan, ist nicht nur zeitintensiv, sondern führt zu Medienbrüchen und kann somit Mehrarbeit bedeuten. Excel-Dateien tragen zudem das Risiko von Rechen- und Formfehlern in sich. Korrekturen und Änderungen im Plan können zu neuen Fehlern führen. Mit Hilfe einer Lösung für digitale Planung lassen sich solche Fehler vermeiden, denn Prozesse können automatisiert werden. Änderungen im Plan sind in Echtzeit sichtbar. Eine intelligente Software-Lösung zeigt Kollisionen direkt an und erkennt Planungsprobleme. Doppelbelegungen werden verhindert, denn das Tool warnt, wenn man einen Mitarbeiter für die gleiche Schicht mehrmals zuweisen möchte. Dadurch, dass in der Software zugleich auch Urlaubsplanung und Abwesenheiten verwaltet werden können, meldet das System zudem, wenn ein Mitarbeiter wegen Urlaub oder Krankheit nicht zu einer Schicht zugeteilt werden kann – während man bei einer analogen Planung erst noch den Urlaubsplan zu Rate ziehen muss.

4. Vereinfachte und strukturierte Kommunikation

Die Kommunikation rund um den Dienstplan ist ein sehr aufwändiges Unterfangen: Diverse Telefonate und Mails können nötig sein, um herauszufinden, welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Eine digitale Lösung ermöglicht dagegen kurze, direkte und unkomplizierte Kommunikationswege. Mit Veröffentlichung eines Schichtplans kann der Planer Mitarbeiter automatisch informieren, anstatt jeden Kollegen einzeln zu kontaktieren. Zudem können sich besonders flexible Mitarbeiter selbstständig auf offene Schichten bewerben. Dies erfolgt über den Browser oder mobil über eine App. Auf diese Weise ist die Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch zeitgemäßer, denn gerade die junge „Generation Y“ ist es gewohnt, mobil zu kommunizieren. Zudem müssen keine privaten Kanäle von Mitarbeitern für die Kommunikation genutzt werden.

5. Höhere Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Verwendung einer Software-Lösung verändert die Kommunikation noch auf eine andere Weise: Sie bezieht die Mitarbeiter in den Planungsprozess mit ein. Dienstplanung birgt oft Konfliktpotential, da zumeist nicht alle Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden können. Die Möglichkeit, sich selbständig auf Schichten zu bewerben, fördert dagegen die Selbstbestimmung und somit Zufriedenheit auf Seiten der Mitarbeiter. Digitale Softwarelösungen können zudem eine höhere Transparenz schaffen, die Planung des Unternehmens wird für die Mitarbeiter nachvollziehbarer. Die Möglichkeit, als Mitarbeiter Schichtpläne und Änderungen jederzeit online einsehen zu können, kann diese Transparenz noch erhöhen. Schließlich kann die Verwendung einer zeitgemäßen Lösung speziell in der jüngeren Generation für höhere Bindung an das Unternehmen sorgen, denn diese kommuniziert lieber über Messenger als über E-Mails.

6. Datenschutzkonformität

Ein Dienstplan fällt unter den Datenschutz, denn er enthält zahlreiche personenbezogene Daten, bspw. Name und Adresse des Mitarbeiters, aber auch Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankentage oder Überstunden. Diese Daten müssen geschützt und dürfen nicht einfach veröffentlicht und anderen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Der öffentliche Aushang eines Dienstplans, wie in vielen Betrieben bislang üblich, ist deshalb aus Datenschutzgründen problematisch. Es besteht zwar die Möglichkeit, Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, doch kann dies in der Praxis zu Problemen führen, wenn etwa. sehr kurzfristig für Ersatz gesorgt werden muss. Und auch, wenn alle Mitarbeiter dem Aushang des Dienstplans zustimmen, kann z.B. das Abfotografieren des Plans einen DSGVO-Verstoß darstellen. Eine spezialisierte Software schafft den Spagat zwischen DSGVO-Anforderungen und Funktionalität: Sie gewährt Mitarbeitern Zugang zu ihrem Dienstplan, ohne dass sie Einblick in die personenbezogenen Daten anderer Mitarbeiter erhalten. Über eine Rechteverwaltung kann der Arbeitgeber bzw. Planer genau kontrollieren, was welcher Mitarbeiter sehen kann. So bleiben sensible Daten vor den Augen Unbefugter verborgen. Zudem schließt eine zertifizierte Software Sicherheitslücken, die beispielsweise durch den Versand von E-Mails oder gar dem Nutzen von Nachrichtendiensten wie WhatsApp entstehen können – ganz zu schweigen von den Risiken einer Zettelwirtschaft, die von schützenswerten personenbezogenen Daten nur so wimmelt.

7. Leichtere Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen

Die digitale Erfassung von Arbeits-, Pausen- oder Abwesenheitszeiten schürt bei manchem die Angst vor dem „gläsernen Mitarbeiter“. Tatsächlich hat die Verwendung einer entsprechenden Software-Lösung aber Vorteile für die Mitarbeiter: Die detaillierte Aufzeichnung der Arbeitszeiten ist Voraussetzung dafür, dass der Mitarbeiter auch die ihm zustehenden Pausen und Ruhezeiten erhält. Eine digitale Lösung bietet die Möglichkeit, Pausenregelungen und Ruhezeiten zu hinterlegen. Ruhe- und Pausenzeiten können als bindend festgelegt werden oder das System kann warnen, wenn diese unterschritten werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter geschützt und der Arbeitgeber dabei unterstützt, gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten.

Eva Fürst / Gastroinfoportal

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