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HGK-Vorstandsvorsitzender Dr. Urban Uttenweiler

Mit einem Log-in Kasse machen

Datum: 20.06.2018Quelle: HGK Ort: | München

Die Einkaufsgenossenschaft HGK verknüpft ihre neue Lösung für die elektronische Bestellung HGK mit dem automatisierten Kreditorenmanagementsystem HGK-BackOffice. Wir sprachen mit dem Vorstandsvorsitzenden Dr. Urban Uttenweiler über die Digitalisierung und die Vereinfachung von Arbeitsprozessen im Außer-Haus-Markt.

first class: Herr Dr. Uttenweiler, die HGK stellt sich dem Prozess der Digitalisierung von Arbeitsabläufen. Sie perfektionieren Ihr System HGK-Order, wie sieht das aus?

Dr. Uttenweiler: Die HGK hat sich 2017 mit vier Geschäftsfeldern neu aufgestellt. Neben dem klassischen Feld Einkaufsvorteile hat sich der Bereich Digitale Lösungen zu einer tragenden Säule unseres gesamten Geschäftsmodells entwickelt. Die Vorteile der HGK liegen dabei im rückwärtigen Bereich, weil hier nach unseren Erkenntnissen die eigentliche Wertschöpfung stattfindet, also etwa in der Küche des (Hotel-)Restaurants. Ziel ist es, dort die Prozesse so effizient auszurichten, dass wertvolle Ressourcen nicht administrativen Tätigkeiten geopfert, sondern richtigerweise in die Schaffung von Genusserlebnissen für den Gast investiert werden. Allerdings gibt es in diesen für den Gast nicht sichtbaren Bereichen – und dazu gehören auch die Routinen der Beschaffung – bis dato wenig Digitalisierung. Der Einkauf ist eine Kernfunktion in der Gastronomie und Hotellerie, ja dem gesamten Außer-Haus-Markt. Umso wichtiger ist es, diesen so transparent und einfach wie möglich zu gestalten. Dazu gehören insbesondere intelligente, digitale Infrastrukturen mit optimierten Abläufen, wie es HGK-Order bietet. Mit nur einem Log-in soll der Nutzer jederzeit alle für ihn relevanten Artikel, Sortimente, Lieferpartner und Konditionen im Blick haben. Bisher konnten Gastronomen und Hoteliers bereits mit dem Kreditorenmanagementsystem HGK-BackOffice die Verwaltung und das Controlling von Eingangsrechnungen sowie das Einkaufscontrolling wesentlich straffer und zeitsparender gestalten.

Was ist nun neu bei HGK-Order?

HGK-Order ist eine digitale Bestellplattform, die die bisher zentral regulierten Rechnungsdaten nutzt und daraus Bestelldaten generiert. Dort sind dann auch nur die Sortimente und Artikel im System hinterlegt, die der Küchenchef, Caterer, Hotelier oder auch der strategische Einkaufsleiter haben möchte. Er findet also hier genau die Artikel und Lieferanten wieder, die bzw. bei denen bereits vorher – auf welchen Wegen auch immer – bestellt wurde. Zusätzlich lassen sich weitere Kataloge elektronisch anschließen und dies immer nur unter einem Log-in. Somit können Sortimente passgenau nach den eigenen Kostenstellen zusammengesetzt und bei Bedarf mit einem Knopfdruck bestellt werden. Mit der Anbindung von HGK-Order lässt sich die tägliche Beschaffungsroutine schneller, einfacher und übersichtlicher abwickeln. Dies schafft Transparenz und deutliche Zeit- und Kostenvorteile. Damit wollen wir den Kreislauf zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnungsmanagement schließen. Durch die Anbindung an das Kreditorenmanagementsystem HGK-BackOffice können Anwender ihren Einkauf noch effizienter gestalten, über, wie gesagt, das eine Log-in und über eine Schnittstelle an die verschiedensten Kataloge der Lieferanten.

Welche weiteren Vorteile bringt die neue Anbindung?

Diese Order-Plattform enthält genau die Lieferpartner, Sortimente und Artikel, die vorher als strategisch bedeutsam festgelegt worden sind. Außerdem hat der Nutzer jederzeit im Blick, welche Produkte er wo und zu welchen Preisen gekauft hat. So lassen sich Lieferanten und Konditionen schnell und einfach auf den Prüfstand stellen und damit attraktive und stabile Preise sichern. Eine zusätzliche Sicherheit ermöglicht der direkte Abgleich zwischen der Rechnung des Lieferanten und dem Lieferschein aus HGK-Order: Beide Dokumente laufen in HGK-BackOffice zusammen und können direkt verglichen werden. Die Einrichtung der Order-Plattform kann deshalb für HGK-Mitglieder schnell erfolgen, weil auch die bereits bestehenden Rechnungsdaten für die Bestellungen zugrunde gelegt werden.

Wie funktioniert der HGK-Service praktisch?

Dass die HGK mit ihrem gewachsenen Leistungsspektrum heute den wesentlichen Bedürfnissen und Anforderungen von Hotellerie und Gastronomie gerecht werden möchte, spiegelt auch die modulare Struktur ihres Angebotsportfolios wider. Die Services sind in die Bereiche „Einkaufsvorteile“, „Digitale Lösungen“, „Interieurleistungen“ und „Gästegewinnung“ aufgeteilt und bieten eine ganzheitliche Unterstützung bei der erfolgreichen Ausrichtung und Entwicklung eines Betriebes: von attraktiven Konditionen im Einkauf, der Straffung von Verwaltungsprozessen in den Bereichen Bestellwesen, Controlling, Rechnungswesen über Einrichtungs- und Renovierungsangebote bis hin zu mehr Auslastung durch Buchungen über eigene direkte Vermarktungsaktivitäten des Betriebes.

Wie sicher sind die Kundendaten bei der HGK?

Das Thema ist bei uns sehr hoch aufgehängt. Uns gibt es jetzt seit 36 Jahren, und dass wir mit unseren Mitgliedern und Lieferpartnern Zentralregulierung praktizieren – dies setzt ein hohes Maß an Vertrauen voraus. Aus diesem Grunde gehen wir sehr restriktiv mit den Daten unserer Kunden um – ohne Mandat gibt es keine Analysen oder Auswertungen.

Was planen Sie für die Zukunft, welche Vision haben Sie für die HGK?

Gerade jetzt im Raiffeisenjahr zeigen wir, dass der weltumspannende Genossenschaftsgedanke – seit Ende 2016 von der Unesco als Immatrielles Kulturerbe anerkannt – nach wie vor aktuell ist und von ihrer Attraktivität nichts eingebüßt hat, im Gegenteil. Sie ist keine Ideologie, sondern steht nicht zuletzt durch ihren föderativen Zug für Teilnahme, Teilhabe und Eigenverantwortung. Der Mensch, das Mitglied steht im Vordergrund. Wir verstehen uns als marktführende Einkaufs- und Dienstleistungskooperation für die Hospitality Branche, die mit konkreten Mehrwerten die Wettbewerbsfähigkeit unserer Mitglieder stärken möchte.

Vielen Dank für das Gespräch.

 

 

Udo Schwickal / Gastroinfoportal

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