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Ein gutes Datenmanagement wird in der Gastronomie immer wichtiger. Christian Oertzen von Stibo Systems erklärt am Beispiel von Mitchells & Butlers worauf es ankommt.

Transparente Lieferketten für mehr Nachhaltigkeit

Datum: 27.10.2020Quelle: Stibo Systems | Bilder: Mitchells & Butlers/Alex, Stibo Systems | Ort: Hamburg

Ein gutes Datenmanagement wird in der Gastronomie immer wichtiger. Gründe hierfür sind nicht nur aktuell die Nachverfolgbarkeit der Gäste wegen der Corona-Pandemie, sondern viel umfassender und in die Zukunft gerichtet die nötige Transparenz der Lieferketten. Denn die Kunden legen Wert auf Themen wie Nachhaltigkeit, Tier- und Umweltschutz sowie die Einhaltung der Menschenrechte. Mit oder ohne gesetzliche Verpflichtung sind Unternehmen gut beraten, ihr Datenmanagement zu überprüfen. Kunden, Investoren, Politik, Arbeitnehmer und die Zivilgesellschaft erwarten heute von Unternehmen, dass sie globale Verantwortung übernehmen.

Vielfältige Herausforderungen

Dabei sind die Herausforderung für die Gastronomie beim Datenmanagement vielfältig: Komplexe Datenbestände von Lieferanten, Produktgruppen, Speise- und Getränkekarten sowie Marken werden oft noch in veralteten Produktdaten-Systemen verwaltet, die durch Excel-Tabellen ergänzt werden. Das bedeutet im Ergebnis eine mangelnde Flexibilität zum Beispiel im Hinblick auf die schnelle Einführung neuer Speise- und Getränkekarten. Uneinheitliche Produktinformationen können zu Fehlern und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Das Fehlen einer zentralen Produktdatenbank erzeugt Mehrkosten und macht die Verwaltung der Datensätze unwirtschaftlich.

Doch es gibt auch Betriebe, die als Paradebeispiel vorangehen: Dazu gehört die britische Unternehmensgruppe Mitchells & Butlers (M&B), die in Deutschland mit ihrem Ganztages-Gastronomiekonzept Alex erfolgreich ist.

Konstantes Management erforderlich

Das Unternehmen verwaltet permanent rund 30 Speise- und Getränkekarten, 1.300 Rezepte und über 80.000 Produkte. Jahr für Jahr werden mehr als 100 Veränderungen – u. a. im Wein- und Bier-Angebot – vorgenommen. Das macht eine regelmäßige Aktualisierungen und ein konstantes Management erforderlich.

Aufgrund des Unternehmenswachstums ist die Lieferkette von Mitchells & Butlers immer komplexer geworden und umfasst über 250 Lieferanten, 5.000 Liefer- und 3.500 Lagerartikel. Zur Verwaltung der Produktdaten setzte das Unternehmen ein veraltetes System, ergänzt durch Excel-Tabellen, ein. Allerdings sprechen wir hier von einer wenig flexiblen und unsicheren Methode der Datenverwaltung, die zu Datensilos führte und letztlich die Anforderungen nicht erfüllte.

Auf der Suche nach einer Lösung prüfte Mitchells & Butlers vier Master-Data-Management-Systeme und entschied sich am Ende für Stibo Systems. Eine entscheidende Rolle spielte dabei laut M&B die hohe Anwenderfreundlichkeit – insbesondere für jene Mitarbeiter, die keine IT-Experten sind.

Veraltete Prozesse abgeschafft

Christian Oertzen, President EMEA & APAC und Geschäftsführer Stibo Systems Deutschland, über die Einführung der Lösung bei M&B.

Das Unternehmen hat zur Verwaltung von Produktdaten und Rezepte STEP eingeführt. Die Lösung für strategisches Informationsmanagement ist nun die einzige vertrauenswürdige Quelle für strategische Informationen. Sie fasst die Daten aller Abteilungen zusammen und formt aus ihnen eine unternehmensweit gültige Datenbank. Dadurch lassen sich die Abläufe viel einfacher steuern.

Seit der Umsetzung der Lösung wurden viele veraltete Prozesse und über 100 Tabellen abgeschafft. Alle Daten sind nun in der STEP-Plattform zusammengefasst. Das ermöglicht einen besseren Einblick in die Absatz- und Bevorratungsstrategien und vereinfacht die Nachbestellung von Lebensmitteln und Getränken. Auch die Verwaltung der von den Lieferanten bezogenen Zutaten und die Bevorratung der für die Menüplanung benötigten Produkte konnten optimiert werden.

Rückverfolgbarkeit leichter

Mitchells & Butlers kann durch die Lösung für strategisches Informationsmanagement Nährwert- und Allergenangaben in den Speise- und Getränkekarten sowohl auf der Ebene der Inhaltsstoffe als auch für das gesamte Gericht angeben, die vor der Veröffentlichung einer Karte nur noch minimal bearbeitet werden müssen. Aufgrund der präzisen Produktinformationen und einheitlichen Abläufe ist die Rückverfolgbarkeit der Lieferketten leichter. Informationen über Tierwohl, Umwelt und soziale Gerechtigkeit sind einfacher abrufbar.

Die integrierte Vielfalt, die Fähigkeit zur Datenmodellierung und die Workflowfunktionen ermöglichten Mitchells & Butlers, seine Einnahmen zu steigern und die Kosten zu verringern. Gleichzeitig können Risiken reduziert und die Flexibilität erhöht werden, indem das Unternehmen strategische operative Informationen effizienter zusammenstellen, verwalten und austauschen kann.

Christian Oertzen

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